Khi làm thủ tục hoàn thuế cuối năm tại Nhật Bản, bạn được nhận lại phần chênh lệch nếu số thuế đã khấu trừ trên lương cao hơn số thực tế phải nộp. Nếu vẫn làm việc tại Nhật, hãy hỏi công ty về hạn nộp hồ sơ. Nếu đã nghỉ việc hoặc về Việt Nam, hãy tìm lại giấy Gensen (源泉徴収票) của năm muốn kiểm tra.
1. Hoàn thuế cuối năm tại Nhật Bản là gì?
Khi trả lương, công ty thường khấu trừ trước một khoản thuế thu nhập. Cuối năm, công ty tính lại số thuế phải nộp dựa trên thu nhập từ lương và các khoản giảm trừ đủ điều kiện. Thủ tục này gọi là điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整).
- Khấu trừ thừa: Bạn được hoàn phần chênh lệch.
- Khấu trừ thiếu: Bạn cần nộp thêm phần còn thiếu.
2. Cách làm thủ tục hoàn thuế cuối năm
Cách làm thủ tục hoàn thuế cuối năm tại Nhật Bản tùy vào việc bạn còn làm việc tại Nhật, đã nghỉ việc hay đã về Việt Nam.
2.1. Đang làm việc tại Nhật
Nếu thuộc diện điều chỉnh thuế qua công ty, bạn nộp biểu mẫu và giấy tờ cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán.
- Hỏi hạn nộp hồ sơ: Công ty có thể yêu cầu nộp giấy tờ trước kỳ lương cuối năm để kịp xử lý.
- Nộp chứng từ cho các khoản giảm trừ đã khai: Nếu đổi việc trong năm, hãy hỏi công ty mới về việc nộp giấy Gensen của công ty cũ.
- Kiểm tra kết quả: Xem phiếu lương của kỳ điều chỉnh hoặc hỏi kế toán về số thuế được hoàn hay thu thêm. Giữ lại giấy Gensen để đối chiếu khi cần.
2.2. Đã nghỉ việc giữa năm hoặc cần tự khai thuế
Nếu đã nghỉ việc giữa năm, chưa đi làm lại và chưa được công ty điều chỉnh thuế, bạn có thể kiểm tra xem mình có nộp thừa hay không. Bạn cũng có thể tự khai nếu còn khoản giảm trừ đủ điều kiện chưa được tính, chẳng hạn giảm trừ chi phí y tế.
- Xin giấy Gensen của năm cần khai và tập hợp chứng từ cho các khoản giảm trừ.
- Dùng thông tin trên giấy Gensen để lập tờ khai thuế cá nhân (確定申告).
- Nộp qua e-Tax nếu đáp ứng điều kiện hoặc nộp hồ sơ giấy cho cơ quan thuế có thẩm quyền. Giữ lại bản sao tờ khai và thông tin xác nhận đã nộp.
Nếu không thuộc diện bắt buộc khai thuế và chỉ nộp tờ khai để xin hoàn khoản nộp thừa, bạn có thể nộp trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 của năm tiếp theo. Trường hợp bắt buộc khai thuế áp dụng thời hạn riêng.
2.3. Đã về Việt Nam
Nếu đã về nước, hãy kiểm tra năm tính thuế, số thuế khấu trừ trên giấy Gensen và khoản giảm trừ chưa khai, nếu có. Bạn vẫn có thể xin hoàn nếu có thuế nộp thừa và hồ sơ còn trong thời hạn áp dụng.
Nếu sắp rời Nhật và thuộc diện phải nộp tờ khai, bạn cần nộp trước khi xuất cảnh hoặc đăng ký người đại diện thuế tại Nhật trước khi rời đi để người này thực hiện thủ tục sau đó.
3. Điều kiện khai người phụ thuộc ở Việt Nam
3.1. Kiểm tra độ tuổi của từng người
Ngoài điều kiện về quan hệ và thu nhập, người thân sống tại Việt Nam cần đáp ứng yêu cầu theo từng nhóm tuổi.
- Dưới 16 tuổi: Không thuộc diện giảm trừ người phụ thuộc khi tính thuế thu nhập.
- Từ 16 đến 29 tuổi hoặc từ 70 tuổi trở lên: Cần chứng minh quan hệ và khoản tiền đã gửi để hỗ trợ sinh hoạt hoặc học tập.
- Từ 30 đến 69 tuổi: Người thân cần thuộc một trong ba trường hợp sau.
- Không còn nơi cư trú tại Nhật do đi du học ở nước ngoài.
- Là người khuyết tật.
- Nhận từ 380.000 yên trong năm do bạn gửi để trang trải chi phí sinh hoạt hoặc học tập.
3.2. Kiểm tra tên người nhận trên chứng từ chuyển tiền
Ví dụ, bạn gửi 760.000 yên cho mẹ, sau đó mẹ chia lại một phần cho bố. Chứng từ đứng tên mẹ chỉ chứng minh khoản tiền bạn gửi cho mẹ. Nếu muốn khai cả bố và mẹ, bạn cần kiểm tra điều kiện và chuẩn bị chứng từ riêng cho từng người.
380.000 yên là mức tiền hỗ trợ cần chứng minh nếu khai theo diện chuyển tiền cho người thân từ 30 đến 69 tuổi. Số thuế được hoàn là phần thuế nộp thừa sau khi tính lại.
4. Hồ sơ hoàn thuế cần chuẩn bị
Khi chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế cuối năm, hãy tìm giấy Gensen của năm cần khai trước. Các giấy tờ còn lại tùy vào tình trạng cư trú, cách nhận tiền hoàn và khoản giảm trừ bạn đăng ký.
4.1. Giấy tờ về thu nhập, định danh và tài khoản nhận tiền
- Giấy Gensen (源泉徴収票). Kiểm tra hai ô 支払金額 và 源泉徴収税額. Ô thứ nhất ghi số tiền lương đã chi trả, ô thứ hai ghi số thuế đã khấu trừ. Nếu thiếu giấy của năm cần khai, hãy liên hệ công ty đã trả lương để xin lại.
- Thẻ ngoại kiều (在留カード). Nếu còn cư trú tại Nhật và hồ sơ yêu cầu thẻ, hãy chuẩn bị ảnh rõ cả hai mặt của thẻ còn hạn. Nếu đã về Việt Nam, hãy cho biết tình trạng thẻ khi kiểm tra hồ sơ.
- Thông tin tài khoản ngân hàng chính chủ. Nếu nhận tiền hoàn qua chuyển khoản, hãy chuẩn bị thông tin tài khoản và đối chiếu tên chủ tài khoản trên thẻ hoặc sổ ngân hàng khi được yêu cầu.
4.2. Giấy tờ bổ sung khi khai người phụ thuộc
- Giấy tờ chứng minh quan hệ. Tùy người được khai, có thể dùng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận quan hệ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Giấy tờ bằng tiếng Việt cần kèm bản dịch tiếng Nhật.
- Chứng từ chuyển tiền. Lấy từ ngân hàng hoặc đơn vị chuyển tiền. Đối chiếu tên người nhận, ngày giao dịch và tổng số tiền đã gửi cho từng người trong năm tính thuế.
Nếu nộp qua công ty, hãy dùng bộ biểu mẫu do nhân sự hoặc kế toán cung cấp và nộp chứng từ theo khoản giảm trừ đã khai.
5. Điều chỉnh thuế cuối năm 2026 có gì thay đổi?
Theo Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản, các thay đổi về mức giảm trừ cơ bản, mức giảm trừ tối thiểu đối với thu nhập từ lương và điều kiện thu nhập của người phụ thuộc về nguyên tắc có hiệu lực từ 1/12/2026.
- Nếu nộp qua công ty, dùng bộ biểu mẫu dành cho đợt điều chỉnh thuế năm 2026 do công ty cung cấp.
- Nếu khai người phụ thuộc, kiểm tra ngưỡng tổng thu nhập theo cách tính thuế. Với diện giảm trừ người phụ thuộc thông thường năm 2026, ngưỡng này là 620.000 yên trở xuống. Người thân sống ở Việt Nam còn cần đáp ứng các điều kiện ở mục 3.
- Nếu xin hoàn thuế cho năm trước, đối chiếu quy định và biểu mẫu của năm cần khai.
6. Kiểm tra hồ sơ hoàn thuế Nhật Bản cùng Sông Hồng SCR
Nếu đã về Việt Nam và vẫn còn giữ giấy Gensen, bạn có thể dùng giấy này để kiểm tra lại khoản thuế đã đóng khi làm việc tại Nhật. Sông Hồng SCR sẽ xem cùng bạn năm nào còn thời hạn xin hoàn, hồ sơ có căn cứ để làm hay không và cần bổ sung giấy tờ gì.
Nhắn tin cho Sông Hồng SCR để được kiểm tra hồ sơ miễn phí. Nếu có giấy Gensen, bạn chuẩn bị sẵn để đối chiếu. Nếu đã mất giấy, chỉ cần cho biết năm làm việc tại Nhật để được hướng dẫn cách xin lại.
Nhắn tin cho Sông Hồng SCR trên Facebook
📍 TP.HCM :Tầng 4, Số 7 Đường số 4, KDC CityLand Park Hills, Gò Vấp
☎️ 086 821 3970
📍 Hà Nội : Tầng 2, Số 200 Đường Mỹ Đình, Phường Từ Liêm
☎️ 033 831 0636
📍 Osaka : 1-29-23 Hanaten Higashi, Tsurumi-ku, Osaka-shi
☎️ 06 6180 3371
